업무에서 이메일 한 통 쓰는 게 생각보다 쉽지 않다. 단순히 내용을 전달하는 게 아니라, 상대방이 오해 없이 이해할 수 있도록 명확하게 써야 하기 때문이다. 그런데도 우리는 늘 길고 복잡한 이메일에 둘러싸여 있다. 이럴 때 AI를 활용하면 더 쉽고 효율적으로 이메일을 정리할 수 있다. 이번에는 ChatGPT를 이용해 비즈니스 이메일 작성법 교육자료를 만든 과정을 소개하려 한다.
2. 이메일, 이렇게 쓰면 안 됩니다 ❌
최근에 좀 충격적인 이메일을 보고, "요즘엔 비즈니스 글쓰기를 배우지 않나?" 라는 의문이 들었다. 예전에 비해 자유로워지긴 했지만, 그래도 일단 "이해가 되지 않도록 메일을 작성하는 것"은 형식의 문제 이전에 커뮤니케이션에 큰 문제를 일으킨다.
그래서 AI와 함께 많은 사람들이 흔히 범하는 실수를 정리해봤다.
AI를 통해 분석해 보니, 비효율적인 이메일에는 다음과 같은 문제점이 있었다.
📜 요청 프롬프트 : 잘못된 이메일의 예시들을 분석해서 올바른 메일 쓰기, 효과적인 메일 작성 학습콘텐츠를 만들고 싶어. 잘못된 이메일의 예시를 찾고, 흔한 문제점을 먼저 분석해줘
🚨비즈니스 이메일 작성에서 흔히 발생하는 실수 1️⃣ 불명확한 내용 - 핵심 메시지가 흐려져 수신자가 내용을 이해하기 어렵다. 2️⃣구조가 정리되지 않음 - 중요한 정보가 문장 속에 섞여 있어 가독성이 떨어진다. 3️⃣부적절한 어조 - 너무 캐주얼하거나 딱딱한 표현으로 인해 읽기 불편하다. 4️⃣가독성이 떨어지는 표현
🚑 개선 제안 ✅ 명확한 문장으로 표현 - 애매한 표현 제거 & 주체 명확히 하기질문과 제안을 명확히 구분하기 ✅ 구조 개선 - 주제별 구분 (예: 메모랜덤 / 플랫폼 가입 / 중복 방지 / 세미나 참석자), 핵심 정보는 먼저, 세부 내용은 나중에 ✅ 어조 조정 - 격식을 갖춘 문장 사용 (구어체 제거, "~" 같은 기호 사용X), 명확한 요청 사항 전달 ✅ 가독성 높이기 - 리스트 & 볼드체 활용해 중요 정보 강조, 한 문장에 하나의 핵심 정보만 담
이러한 문제점을 잡아내고, AI를 활용해 보다 깔끔한 이메일로 개선해 보았다.
3. AI를 활용한 이메일 작성 가이드✨
이메일을 올바르게 작성할 수 있는 팁을 정리한 후 AI에게 실습을 포함한 학습을 할 수 있도록 내용을 구성해 달라고 요청했다.
📚 효과적인 비즈니스 이메일 작성법
✅ 좋은 이메일 작성의 핵심 요소 ✔ 명확성: 핵심 정보를 빠르게 전달하고, 모호한 표현을 피하기 ✔ 구조화: 논리적인 흐름을 유지하고, 주제별로 정리하여 가독성 향상 ✔ 격식 유지: 비즈니스 환경에 적절한 어조 사용 ✔ 가독성: 리스트, 볼드체, 제목 활용하여 핵심 내용 강조
❌ 잘못된 이메일 예시 (Bad Example) 안녕하세요 1. 첨부의 신청서 양식이 열리지 않는데 내용이 저희가 관여할 부분은 아니니 추후에 안내자료 전송 시 확인하겠습니다 2. 공문 관련 일정 : 예정된 행사의 일정이 Coex 로 작성된 것은 추후 변경되어도 크게 문제없다고 생각하셨기 때문이라고 이해했어요 회신 : 담당자님 이메일 주소가 알고 있는 주소와 다른데 , 테스트 해보니 유효하지 않은 주소로 나와요
✅ 개선된 이메일 예시 (Good Example) 📩 제목: [중요] 공문 및 플랫폼 가입 명단 관련 확인 요청 안녕하세요, [수신자 이름]님. 아래와 같이 공문 및 플랫폼 가입 명단 관련 내용을 정리하여 공유드립니다. 확인 부탁드립니다. ... ... 확인 후 의견 부탁드립니다. 감사합니다. [보낸 사람 이름]
📝 이메일 작성 팁 정리 ✅ 제목을 명확하게 작성 → "공문 및 플랫폼 가입 명단 관련 확인 요청" 등 ✅ 도입부에서 목적을 명확히 전달 → "아래 내용을 정리하여 공유드립니다." ✅ 주제별 구분하여 가독성 높이기 → 핵심 내용을 섹션별로 정리 ✅ 요청 사항을 별도로 강조 → 체크리스트를 활용하여 누락 방지 ✅ 비즈니스 톤 유지 → 구어체 제거, "맞지요?" 대신 "확인 부탁드립니다." 사용
하지만 아무래도 학습을 하려면 좀 더 학습적인 정보가 추가될 필요가 있을 것 같다.
그래서 먼저 '좋은 이메일의 핵심요소'를 앞에 배치고 실습을 하도록 자료 구성을 개선요청 했다.
우선 요소들을 추려낸 다음 거기의 내용을 좀 더 상세하게 추가하는 과정들을 거쳤다.
그리고 완성된 스크립트를 가지고 Gamma에서 PPT로 교육자료로 구성한 후, 최종적으로 GPT에게 추가 피드백을 요청했다.
* 만약 Gamma의 바로가기 링크가 제대로 열리지 않는다면, 댓글로 이메일을 남겨주세요.
4. AI 학습자료 제작, 뭐가 좋을까? 🤖
이메일 작성법을 보다 효과적으로 학습하기 위해 AI를 활용한 교육 자료를 제작할 수 있다. ChatGPT를 활용하면 실습이 포함된 가이드를 만들 수 있으며, 이를 통해 학습자가 직접 연습해볼 수 있다.
🎯 AI 학습자료 제작의 장점
✅ 빠른 콘텐츠 제작 – 단시간에 다양한 자료를 만들 수 있다. ✅ 데이터 기반 분석 가능 – AI가 이메일의 문제점을 자동으로 진단해준다. ✅ 맞춤형 학습 가능 – 학습자의 수준에 맞춰 다양한 예시를 제공할 수 있다. ✅ 반복 학습과 피드백 제공 – AI가 실시간으로 이메일을 수정해주고 피드백을 준다.
5. AI 기반 학습자료, 어디에 활용할 수 있을까? 🤔
AI를 활용한 학습 콘텐츠는 다양한 분야에서 적용 가능하다.
🖥 온라인 교육 플랫폼 – AI가 이메일 작성법을 직접 교정해 주는 실습형 콘텐츠 가능 📩 기업 내 교육 – 직장인들이 실제 사용하는 이메일을 AI가 분석해 피드백 제공 📚 비즈니스 커뮤니케이션 과정 – 직무 교육 프로그램에서 AI 기반 이메일 작성 훈련 도입
6. 마무리 🎬
비즈니스 이메일 작성은 단순한 커뮤니케이션 이상의 의미를 가진다. AI를 활용하면 보다 명확하고 효과적인 이메일을 작성할 수 있으며, 학습 자료를 통해 실력을 더욱 향상시킬 수 있다. 올바른 이메일 작성법을 익혀, 더 나은 커뮤니케이션을 실현해보자.
